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A revisão de texto para manuais de instrução, operação e procedimentos

Manuais costumam ser confusos e inadequados.

Aqui vamos tratar da revisão no campo específico dos textos procedimentais (guias operacionais, modos de usar, manuais de equipamentos, receitas – inclusive culinárias.

Todos nos já nos deparamos com problemas na leitura de manuais de equipamentos que adquirimos.

Por se tratar de um tipo de texto particularmente carente de revisão, o texto de manuais e guias é também adequado para exemplificar alguns aspectos da atividade de revisão. Estamos apresentando modelos de abordagem para textos técnicos. Nosso é objetivo promover a revisão para melhorar a eficácia desses tipos de documentos.
Todo tipo de manual deve ser revisado sob a ótica do público-alvo.
Os manuais substituem as instruções pessoais, por isso seu texto deve possibilitar a comunicação plena.

O texto procedimental é particularmente adequado para o estudo da atividade de revisão.

Texto procedimental compreende todo tipo de texto que descreve procedimentos que deverão ser observados e seguidos pelo leitor. Comparado a outros tipos de textos (por exemplo, textos descritivos, explicativos, argumentativos ou narrativos), o texto procedimental é caracterizado primeiramente por sua função pragmática. Para o usuário, que deve ler as instruções nele contidas e aplicar o que ele entendeu, não é ler para aprender ou ler para entreter, mas ler para fazer. A leitura de um texto procedimental é realizada ao serviço da ação, seu papel imediato e explícito, portanto, é orientar o usuário na realização de uma tarefa, ou porque ele não a conhece, ou porque é considerada demasiado complexa. Com efeito, o texto procedimental deve permitir uma operação eficaz e livre de erros. Assim, precisa apresentar garantia de cumprimento das metas, geralmente estabelecidos nas instruções. Por exemplo, seguir uma receita deve levar à realização de um prato consistente e, portanto, comestível. Por exemplo, seguir uma lista de checagem durante um voo deve permitir ao piloto proporcionar segurança a si e aos passageiros. Essa restrição à eficácia requer que o texto procedimental possua características que o torna particularmente propício e carente de revisão.
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Texto procedimentais: eficiência e pragmatismo

A obrigação de eficiência e a má qualidade em relação à finalidade pragmática, em textos procedimentais, são geralmente antagônicos. Comumente, esses textos são a principal – ou mesmo a única – fonte de assistência para o usuário aprender ou de instruções na resolução de dificuldades disponibilizados, quando adquire um produto, por exemplo, ou quando se depara com uma situação de emergência. No entanto, os manuais de equipamentos ou instruções de socorro têm a reputação de serem de má qualidade e seu uso costuma ser ineficaz, as razões para essa falta de qualidade é que os textos costumam ser abstratos, frenquentemente contêm grande quantidade de implícitos, vocabulário e estruturas sintáticas pouco adaptadas aos usuários, sejam conhecedores ou não do assunto. Comparados a outros tipos de texto, como o narrativo, onde o leitor tem ampla margem de interpretação, os textos processuais devem ser redigidos e revisados para que a margem de interpretação seja extremamente reduzida (ou nula – na maioria das circunstâncias). Com efeito, a má interpretação das instruções apresentadas em alguns textos procedimentais (tais como procedimentos de emergência ou socorro, instruções de segurança, manuais de manutenção ou outras listas usadas na aeronáutica e mesmo na indústria) podem vir a ocasionar consequências imediatas ou de longo alcance muito mais graves que erros de interpretação da narrativa ou descritiva. Como resultado, a melhoria dos textos procedimentais e sua adaptação aos usuários deve constituir uma das principais preocupações dos escritores técnicos (e revisores).
Nessa perspectiva, a natureza pragmática desses documentos pode ser útil em dois aspectos. Por um lado, faz deles particularmente adequados para o estudo do efeito das revisões sobre os comportamentos e processos cognitivos implementados por uso de texto escrito (leitura, compreensão, memória, aplicação das instruções). Por outro lado, é precisamente o caráter pragmático que deverá permitir a avaliação da eficácia das diferentes versões produzidas entre autores e revisores.

A observação do comportamento: fonte de revisão e indicador de eficácia

No uso dos textos procedimentais, a atividade de compreensão de leitura é apenas uma maneira para o usuário alcançar um objetivo. Portanto, a compreensão de leitura deve ser apenas uma atividade primária quanto à execução, mas secundária quanto a importância, a principal meta do usuário é aprender como usar, manipular, montar ou resolver um problema. Uma das consequências induzidas é que textos processuais devem ser redigidos para facilitar a atividade de compreensão, a fim de permitir ao usuário mobilizar seus recursos cognitivos e atenção em benefício a realização da tarefa. No entanto, esta perspectiva parece muitas vezes ausente desde a concepção de tais documentos.
Para evitar esses problemas, alguns autores propõem avaliar a usabilidade dos documentos técnicos por sua apropriação pelo usuário. Essa avaliação utilizando métodos baseados no nível de envolvimento de usuários destina-se a verificar se as características do texto são suficientemente adaptadas às habilidades perceptivas e cognitivas. Muito diversificados, esses métodos podem confiar no gabarito também quantitativo do público alvo para coletar dados relativos a um ou outro dos aspectos estudados (adaptação da informação para as atividades de investigação, leitura, compreensão, memorização ou aplicativo). Aqui, a função pragmática dos textos procedimentais desempenha papel importante. Com efeito, a observação do comportamento pode identificar determinados defeitos de concepção do documento, e deve ser possível encontrar soluções que se prestem à melhoria do texto. Ela também pode avaliar a eficácia da revisão (por exemplo, em um esforço para comparar a versão original e o documento revisado versão). A abordagem centrada nos usuários corrige falhas de redação importantes antes do lançamento do documento para o público em geral e, assim, reduz o risco de incompreensão das informações apresentadas.

Manuais de procedimento e operação: revisão linguística

Para resolver as dificuldades de adaptação dos textos procedimentais, manuais de uso ou instruções de modo de agir, a abordagem deve ser centrada na interação entre autores e revisores.
Trata-se identificar e analisar a atividade de produção dos textos procedimentais, desde a fase de concepção até a revisão, bem como compreender e sanar as dificuldades encontradas pelos editores  e autores durante essas fases, a fim de tentar proporcionar ajuda eficaz e resultados satisfatórios.

As dificuldades de escrever textos procedimentais

Os técnicos responsáveis por escrever textos procedimentais são confrontados com uma série de decisões:
  • seleção da informação a ser transmitida (ordem de importância da informação, nível da descrição, formulação, terminologia, etc.);
  • escolha do formato usar para transmitir esta informação (texto, imagem, tabela, árvore)
  • tipo de organização a adotar no layout para ajudar os usuários a encontrar informações relevantes.
Essas decisões são tomadas com conhecimento mínimo e, na maioria das vezes, puramente intuitivo dos seus efeitos sobre a compreensão das informações apresentadas, isso pode levar o usuário a pouca eficácia na interpretação da instrução. Além disso, os autores têm poucos elementos e informações sobre a maneira pela qual os documentos produzidos são processados por usuários. Com efeito, ao contrário da situação de interlocução usual, onde as partes interessadas têm feedback, permitindo reajustar seu discurso, a situação de produção de manuais não permite ao autor ou editor ter feedback imediato do usuário. No máximo, o feedback recebido pelo editor é retardado e indireto, vindo, por exemplo, de serviços de atendimento a consumidores ou clientes da empresa – canais que filtram inadequadamente a informação.
Para superar essas dificuldades, os editores confiam frequentemente em uma forma mais ou menos precisa de modelo implícito do usuário e do conhecimento disponível para ele, seguindo as injunções frequentemente encontradas em manuais de redação técnica anglo-saxônicos: pense como o usuário.
Em tal situação está grande parte das dificuldades encontradas: postulam-se conhecimentos dos usuários, mas a postulação não procede. Além disso, há uma variedade de usuários potenciais, com características diferentes em relação a alfabetização, preparo para lidar com o conhecimento, familiaridade com a tarefa em mãos. Os autores e editores ficam, de certa forma, “cegos” por seus próprios conhecimentos sobre a tarefa ou o dispositivo a ser operado. Nesse caso, é impossível identificar quaisquer dificuldades e fontes de mal-entendido de leitores e usuários. Na redação do texto procedimental, esta distância entre autor e usuário traduz-se geralmente em criação de material inadequado:
  • os aspectos tipográficos e o layout não permitem perceber a natureza hierárquica da informação;
  • não se facilitam as tomadas de informações sobre o texto durante a ida e volta entre o texto e o dispositivo nem memorização de instruções;
  • incompletude do texto, resultando na ausência de instruções necessárias;
  • incorreta ordenação das instruções;
  • grande número de informações não mencionadas porque implícita pelos autores;
  • abstração das instruções muito alta, levando à orientação insuficiente ou, pelo contrário, excesso de detalhes, levando a número crescente de referências o texto e sobrecarga de informação;
  • diferenças na terminologia utilizada por editores e usuários.
Por causa das dificuldades de compreender e de usar que podem ser induzidas por essas características textuais, a elaboração de textos procedimentais deve ser sistematicamente sujeita a testes de seus efeitos sobre os usuários, a fim de adaptar a organização e a formulação do texto. Nessa perspectiva, o uso de métodos de avaliação centrados nos usuários deve ser complementar à revisão linguística do texto.
A revisão do texto procedimental
No âmbito geral da produção de texto, a revisão se apresenta como o processo de leitura prévia, compreensão, detecção, diagnóstico implementado pelo revisor para melhorar um texto ou uma parte de um texto já produzido (ou sendo produzido). Essa definição também se aplica ao contexto específico da produção de textos procedimentais. No entanto, no que se refere às características específicas desse tipo de texto (a implementação das ações descritas, a exigência de eficácia, a necessária adaptação a usuários), é interessante considerar por que a revisão dos documentos processuais é um passo necessário em seu desenvolvimento e quais são os elementos do texto por ela afetadas e como é que essa atividade.

Por que se revisam os textos?

No contexto específico do projeto de textos procedimentais, a revisão é feita com a finalidade de melhorar a inteligibilidade ou mesmo a usabilidade. Nessa perspectiva, revisar um texto procedimental permite detectar e corrigir falhas de composição antes do lançamento para o público em geral e, portanto, reduzir o risco de má compreensão dos produtos relacionados às informações apresentadas. Além disso, a revisão do documento proporá mudanças para torná-lo mais compreensível e, portanto, mais “usável” para os usuários, independentemente de sua habilidade ou conhecimento; ele pode ser um especialista no assunto, ou neófito, com habilidades de leitura e interpretação mais ou menos elevado.

O que é revisado no texto?

A leitura dos manuais de uso e instruções é apenas atividade secundária do usuário envolvido na realização de uma tarefa específica. As informações apresentadas nesses documentos, portanto, devem ser transparentes para que o usuário possa alocar um mínimo de recursos cognitivos na leitura e para ele se dedicar a seu objetivo: montar um kit de mobília, programa um novo equipamento, prestar um socorro. Trata-se da organização do documento quanto a conteúdo, formato e ordem de apresentação das informações para simplificar ao máximo a pesquisa informações e atividades de leitura, compreensão, planejamento e execução de instruções.
Para atingir tal objetivo, pode ser necessário interferir no layout do documento como umtodo ou apenas nas partes, com a possibilidade de mover, adicionar, excluir ou modificar as informações de forma mais ou menos sistemática.
Mundialmente, o conteúdo e a organização dos documentos procedimentais estão melhorando. Isso se deve, em parte, a revisões relativas ao conteúdo para aperfeiçoar a precisão ou exatidão das informações, à importância da presença de imagens, à assistência prestada pelos exemplos. As revisões relativas à organização focam mais o arranjo da informação de acordo com sua ordem de importância; sua ordem de apresentação lógica, cronológica e espacial; o layout da página, implementando destaque adequado de certas informações. A atenção do revisor é bastante focada sobre questões como o comprimento das frases, uso de voz ativa; escolhas terminológicas; e mesmo examinar a tipografia ou pontuação.

Como se revisam os textos procedimentais?

Tem-se tentado identificar e modelar processos de trabalho no âmbito da revisão do texto. Modelos propostos, específico para a revisão dos documentos processuais, geralmente envolvem revisão de texto e revisor diretamente envolvidos na atividade de revisão, sem ajuda externa. Nesse contexto, descreve-se a avaliação da distância entre um texto ideal e o texto real e operações cujo papel principal é reduzir esta distância (pelas correções, modificações – interferências), bem como os processos de controle que permitem regular a atividade de redação e seus objetivos.

Modelo de revisão para manuais de operação

Existe um modelo proposto para a revisão de textos procedimentais, seja um manual para o usuário, seja um guia para procedimentos de emergência. Esse modelo é baseado em processos cognitivos do autor, do revisor e do leitor final.

O modelo de revisão proposta para os textos procedimentais foi retomado e melhorado recentemente considerando dois componentes: o ambiente do revisor e seus sistema de processamento de informações. O ambiente do revisor inclui as dimensões da produção retórica e pragmática (por exemplo, a área atingida pelo texto, público alvo, questões de revisão), bem como o texto já produzido ou em desenvolvimento.

Modelagem da revisão do texto

Propõe-se um modelo da revisão que detalhe os processos cognitivos, especificando sua operação: a definição de tarefa, a detecção e o diagnóstico dos problemas colocados pelo texto, seleção de estratégias de resolução. Diferentes conhecimentos envolvidos na revisão são também apresentados: metas e padrões que podem orientar a elaboração ou revisão de um texto ou seu plano, representação dos problemas detectados durante a leitura, o conhecimento de estratégias para resolver os problemas de diagnósticos, conhecimento de heurística para orientar a melhoria do texto. Nesse modelo, a revisão é considerada atividade deliberada e estratégica do revisor: é ele quem escolhe implementar interferências de acordo com os objetivos, o status do texto e o conhecimento disponível (por exemplo, no campo ou sobre a linguagem e a escrita de texto).
Então, quando um problema é detectado ou diagnosticado na leitura cuidadosa do texto, o revisor é susceptível de fazer uma escolha entre cinco estratégias clássicas de revisão, em função da importância do problema:
  • ignorar o problema (por exemplo, se for considerado de menor importância ou, pelo contrário, muito complexo);
  • adiar sua resolução (porque, por exemplo, a primeira leitura do texto, não era compatível com os fins especificados no momento da definição da tarefa);
  • buscar informações adicionais (inclusive em seu próprio conhecimento ou no texto), a fim de melhor compreender e definir melhor o problema;
  • modificar o texto preservando o produto original tanto quanto possível; 
  • alterar o texto ou parte dele, preservando a ideia original.

No caso de edição ou reconfiguração de certos aspectos do texto, distinguem-se diferentes categorias de alterações pelos revisores:

  • o tipo de interferência para chegar ao ponto desejado (adicionar, excluir, mover, substituir de palavras, grupos de palavras ou frases; mover parte do texto mais ou menos importante);
  • a linguagem afetada por essas alterações (macro ou micro);
  • a localização do segmento no texto (início, meio, fim); e
  • a fase de escrita (participar desde o projeto ao final, ou só interferir na fase específica da revisão final).
O sistema de revisão inclui um nível de funcionamento cognitivo e um nível metacognitivo. O modelo enfatiza o papel da memória cognitiva e da memória trabalhando o longo prazo, e a importância, ao longo da revisão, das atividades de controle e tomada de decisão do editor. Assim, a memória de trabalho seria a sede do tratamento controlado.
Em geral, os modelos propostos asseguram o desenvolvimento de uma representação da tarefa, a detecção e diagnóstico dos problemas colocados pelo texto e a implementação de estratégias para resolver estes problemas. A memória a longo prazo permite o armazenamento do conhecimento e estratégias relacionadas à atividade de revisão. Além disso ela permite o armazenamento, mais ou menos longo, da representação do texto em análise.
Para os revisores, o conhecimento armazenado na memória a longo prazo é dividido em três categorias: conhecimento da área afetada pelo texto (conhecimento referencial), conhecimento sobre a língua e a elaboração de textos (regras e convenções linguísticas) e os conhecimentos necessários para a avaliação de uma escrita (por exemplo, conhecimentos relativos à qualidade de um gênero de texto).
A proposta implícita no modelo é a distinção entre estratégias de avaliação, controle e regulação. Estratégias de avaliação permitiriam a repetição de uma passagem difícil, previsões sobre o próximo texto e comparação de várias soluções alternativas para a revisão. Estratégias de controle e regulação resumiriam as informações textuais, para esclarecer e corrigir o texto. A seleção e implementação de estratégias estão associadas ao nível metacognitivo. Estratégias de agendamento de revisão e controle dos diferentes níveis linguísticos se definem por dois princípios subjacentes na implementação de estratégias de revisão e sua programação: a ordem do princípio e o princípio da ordem, focando diferentes níveis linguísticos de processamento de texto. O princípio da ordem de processamento atende a organização espacial do texto (princípio, meio e fim, linearidade do texto) e serve como suporte da leitura, atividades, verificação e correção de todos os problemas colocados pela ordem de surgimento (desde o início ao final do texto). Esse princípio é muito respeitado pelos autores jovens ou inexperientes. O segundo princípio corresponderia ao controle de todos os níveis de linguagem do texto. É baseado na observação de que um texto não é mera justaposição de frases que o revisor deve abordar independentemente, mas é estruturado em diferentes níveis linguísticos, tais como o nível macro (texto completo, organização semântica da informação) e o nível microestrutural (léxico, sintaxe). Esses níveis não operam independentemente, mas de forma integrada (por exemplo, alterações locais podem ter impacto sobre a arquitetura geral do texto). Portanto, cada ponto pode ser fonte de dificuldade e precisa ser examinado durante a revisão.
Combinando esses princípios, definem-se três estratégias para agendar a revisão, para manipular os níveis macro e microtextuais simultaneamente ou consecutivamente. Assim, a estratégia de tratamento simultâneo seria tratar de todos os níveis de linguagem em um texto em leitura sequencial única; a estratégia de tratamento da parte ao todo seria para verificar primeiro a primeira camada textual (no nível frasal), depois o nível profundo do texto (nível interfrasal).

As dificuldades da revisão egocêntrica

Numerosos estudos insistiram na complexidade da atividade de revisão e mostraram que existem diferenças interindividuais significativas na quantidade e natureza das alterações introduzidas no texto pelos revisores. Assim, revisores de diferentes idades e de especialização distinta melhoram o texto de maneiras diferentes. A principal diferença entre revisores novatos e especialistas diz respeito à quantidade de interferências realizadas: noviços interferem em menor quantidade que os especialistas mais experientes. Qualitativamente, essa diferença mostra o nível textual das operações de revisão: revisores experimentes avaliam tanto a superfície quanto o fundo do texto, enquanto as revisões feitas por iniciantes e jovens editores são restritos ao nível da superfície dos textos. Estes resultados poderiam ser atribuídos à falta de conhecimento dos jovens revisores na estrutura geral dos diferentes tipos de textos.
A diferença de desempenho entre revisores novatos e especialistas com alguns anos de exercício se expressa em termos de detecção (o primeiro detecta menos problemas do que o último), diagnóstico e implementação de procedimento eficaz para alteração. Outras dificuldades podem ocorrer durante a avaliação, muitos revisores são incapazes de se desviar de sua própria representação de texto. Colocado na posição de leitores, eles seriam capazes de perceber os problemas ainda presentes em seu próprio texto, porque, de alguma forma o defeito fica oculto por seu conhecimento prévio.

Os revisores devem ter habilidades como:

  • sabe construir uma representação do texto final, se ele está de acordo com o texto esperado (no caso do texto procedimental, esta representação deve se conformar com as características e as necessidades dos usuários),
  • saber detectar e diagnosticar adequadamente o texto escrito e se estes problemas, esses protocolos verbais ou comportamentais, podem fornecer uma ajuda eficaz na revisão de um texto procedimental.
Isso tudo pode ajudar a determinar as características do público-alvo, permite detectar e diagnosticar as dificuldades encontradas pelos usuários, como eles interagem com o documento e tentam aplicar as informações. Devido a seu âmbito pragmático, textos procedimentais nos fornecem pistas de percepção objetivas e parecem particularmente adequados para estudar o efeito de feedback sobre a revisão.

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