27 de julho de 2010

Relatórios de boa qualidade

Relatórios são muito úteis, não só para a descrição ou relato de algum evento, experiência, estudo, mas porque eles devem ser feitos para COMUNICAR alguma coisa e, se forem bem feitos, transmitem uma mensagem. Os relatórios precisam ser eficazes ao máximo e devem ser breves e diretos, com bom sumário ou resumo.
Faça becape de tudo que escrever.
Os relatórios precisam ser confiáveis. É inadmissível um relatório de boa qualidade conter erros que possam invalidar conclusões ou falsear informações. Os relatórios perdem seu significado se forem inexatos. Neste ponto é importante observar que a exatidão da linguagem também é importante. Para um leitor culto, um relatório mal escrito não tem a mesma credibilidade de um texto conciso, preciso e correto.
A revisão final do relatório é imprescindível para que se obtenha a exatidão desejada. Procure julgar se as conclusões do relatório têm sentido. Se não houver erros, mas se alguns resultados forem incomuns ou inesperados, eles devem ser explicados.
Tente colocar-se no lugar dos leitores na hora de elaborar gráficos e tabelas. Gráficos cumulativos tendem a serem interpretados erroneamente. Faça o possível para que os dados apresentados sejam claros e inequívocos. Evite também expressões que não sejam bem conhecidas dos possíveis usuários do trabalho. Use sentenças curtas e simples. Um relatório eficaz combina uma página de resumo ou comentários com a página de histórico. Se for o caso, divida o gráfico original em períodos coerentes com os que foram citados no texto e a cada novo período, o gráfico cresce, ajudando assim o leitor a atualizar-se sem precisar consultar arquivos ou páginas anteriores.
Os relatórios devem ser entregues no prazo. Isto é óbvio, mas em alguns casos, é bom combinar o prazo com as datas de eventos em que o relatório seja importante. Se o prazo para entrega for uma sexta-feira, mas se você souber que seu relatório poderá ser útil na quinta, é preferível entregar o relatório na quarta-feira! O conceito de prazo aqui não é apenas numérico. É a conveniência do usuário que dita a qualidade.
A redação de relatórios de resolução de problemas pode ser delicada. O problema pode ser fácil de resolver, mas a comunicação do resultado pode envolver pessoas. Por isto, é bom que este tipo de relatório seja escrito por um pequeno grupo, do qual façam parte orientadores e, se possível, um ou outro participante. Discrição e correção ética são ingredientes indispensáveis na elaboração e divulgação do relatório.
Relatórios de justificativa de orçamento também exigem muita habilidade dos redatores. Por isto, o envolvimento de mais de um setor da organização que venha a ter benefícios com as compras propostas pode ser interessante. A "venda" da idéia passa a ser feita com muito mais força.
Finalmente, deve-se lembrar que um documento escrito é um meio de demonstrar a habilidade profissional. Textos excessivamente técnicos não ajudam a demonstrá-la. Porém, a comunicação efetiva, baseada no conhecimento do assunto e de quem vai lê-la, tem maior probabilidade de conseguir o resultado desejado.

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1 de julho de 2010

Para publicar seu texto


Revisar o texto
Alguns revisores que trabalham para as editoras costumam recusar certas palavras e construções que até mesmo escritores consagrados ou o autor do “Aurélio” admitem. Por isso, os autores que queiram ver seus textos transformados em livro devem prestar atenção para os usos das seguintes palavras ou expressões (que, de resto, inevitavelmente serão alteradas pelos zelosos revisores - segundo a norma a que se submetem):
  • A partir de: Os puristas argumentam que essa expressão indica tão somente temporalidade. Para indicar uma precedência lógica, pressupostos, paradigmas etc., recomenda-se usar as fórmulas como “com base em”, “tomando-se por base” etc.
  • Através de: Segundo os revisores, “através” só pode ser empregado em frases que indicam o “atravessamento” de algo num meio (por exemplo, “a luz veio através da janela”). Quando não se tratar disso, eles recomendam usar “por meio de”, “mediante”, “por” etc. (“expor por meio de exemplos” e não “através de exemplos”).
  • Devido a: Os revisores sistematicamente substituem essa expressão por “em virtude de”, “em razão de” etc. Nós não entendemos assim.
  • Este(s), esta(s), isto/Esse(s), essa(s), isso: A rigor, “este(s)”, “esta(s)” e “isto” designam aquele elemento que na frase esteja imediatamente antes. Como tais designações, geralmente, têm como referente o que se disse palavras atrás, o correto nesses casos é empregar “esse(s)”, “essa(s)” e “isso”. Mas “este(s)” e “esta(s)” são também empregados para designar aquilo que, fora do texto, refere-se ao próprio texto ou ao local e ao momento em que ele se encontra: “Este texto (que o leitor tem em mãos), foi escrito neste país, neste século”.
  • Inclusive: Alguns revisores, ao contrário do “Aurélio”, não admitem o uso desse vocábulo como sinônimo de “até mesmo”. Não vemos problema neste emprego.
  • Artigo ou pronomes indefinidos. Seja econômico em seu emprego, há uma epidemia deles nos textos atuais.
  • Revisão não é opcional, contrate sempre um revisor de confiança.

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