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(baseado em texto de
W. E. Norquist)
W. E. Norquist)
Relatórios são muito úteis, não só para a descrição ou relato de algum evento, experiência, estudo, mas porque eles devem ser feitos para COMUNICAR alguma coisa e, se forem bem feitos, transmitem uma mensagem. Os relatórios precisam ser eficazes ao máximo e devem ser breves e diretos, com bom sumário ou resumo.
Os relatórios precisam ser confiáveis. É inadmissível um relatório de boa qualidade conter erros que possam invalidar conclusões ou falsear informações. Os relatórios perdem seu significado se forem inexatos. Neste ponto é importante observar que a exatidão da linguagem também é importante. Para um leitor culto, um relatório mal escrito não tem a mesma credibilidade de um texto conciso, preciso e correto.
A revisão final do relatório é imprescindível para que se obtenha a exatidão desejada. Procure julgar se as conclusões do relatório têm sentido. Se não houver erros, mas se alguns resultados forem incomuns ou inesperados, eles devem ser explicados.
A revisão final do relatório é imprescindível para que se obtenha a exatidão desejada. Procure julgar se as conclusões do relatório têm sentido. Se não houver erros, mas se alguns resultados forem incomuns ou inesperados, eles devem ser explicados.
Tente colocar-se no lugar dos leitores na hora de elaborar gráficos e tabelas. Gráficos cumulativos tendem a serem interpretados erroneamente. Faça o possível para que os dados apresentados sejam claros e inequívocos. Evite também expressões que não sejam bem conhecidas dos possíveis usuários do trabalho. Use sentenças curtas e simples. Um relatório eficaz combina uma página de resumo ou comentários com a página de histórico. Se for o caso, divida o gráfico original em períodos coerentes com os que foram citados no texto e a cada novo período, o gráfico cresce, ajudando assim o leitor a atualizar-se sem precisar consultar arquivos ou páginas anteriores.
Os relatórios devem ser entregues no prazo. Isto é óbvio, mas em alguns casos, é bom combinar o prazo com as datas de eventos em que o relatório seja importante. Se o prazo para entrega for uma sexta-feira, mas se você souber que seu relatório poderá ser útil na quinta, é preferível entregar o relatório na quarta-feira! O conceito de prazo aqui não é apenas numérico. É a conveniência do usuário que dita a qualidade.
A redação de relatórios de resolução de problemas pode ser delicada. O problema pode ser fácil de resolver, mas a comunicação do resultado pode envolver pessoas. Por isto, é bom que este tipo de relatório seja escrito por um pequeno grupo, do qual façam parte orientadores e, se possível, um ou outro participante. Discrição e correção ética são ingredientes indispensáveis na elaboração e divulgação do relatório.
Relatórios de justificativa de orçamento também exigem muita habilidade dos redatores. Por isto, o envolvimento de mais de um setor da organização que venha a ter benefícios com as compras propostas pode ser interessante. A "venda" da idéia passa a ser feita com muito mais força.
Finalmente, deve-se lembrar que um documento escrito é um meio de demonstrar a habilidade profissional. Textos excessivamente técnicos não ajudam a demonstrá-la. Porém, a comunicação efetiva, baseada no conhecimento do assunto e de quem vai lê-la, tem maior probabilidade de conseguir o resultado desejado.
Leia estes posts: Orçamento para revisão de textos - Impressão sob demanda - Plágio e fraude acadêmica
Os relatórios devem ser entregues no prazo. Isto é óbvio, mas em alguns casos, é bom combinar o prazo com as datas de eventos em que o relatório seja importante. Se o prazo para entrega for uma sexta-feira, mas se você souber que seu relatório poderá ser útil na quinta, é preferível entregar o relatório na quarta-feira! O conceito de prazo aqui não é apenas numérico. É a conveniência do usuário que dita a qualidade.
A redação de relatórios de resolução de problemas pode ser delicada. O problema pode ser fácil de resolver, mas a comunicação do resultado pode envolver pessoas. Por isto, é bom que este tipo de relatório seja escrito por um pequeno grupo, do qual façam parte orientadores e, se possível, um ou outro participante. Discrição e correção ética são ingredientes indispensáveis na elaboração e divulgação do relatório.
Relatórios de justificativa de orçamento também exigem muita habilidade dos redatores. Por isto, o envolvimento de mais de um setor da organização que venha a ter benefícios com as compras propostas pode ser interessante. A "venda" da idéia passa a ser feita com muito mais força.
Finalmente, deve-se lembrar que um documento escrito é um meio de demonstrar a habilidade profissional. Textos excessivamente técnicos não ajudam a demonstrá-la. Porém, a comunicação efetiva, baseada no conhecimento do assunto e de quem vai lê-la, tem maior probabilidade de conseguir o resultado desejado.
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